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2．l 创建数据库
在使用Access实际地建立构成数据库的表、窗体和其他对象之前，设计数据库是很重要的。无论是使Access数据库或是Access项目，合理的设计是创建数据库的基础。只有合理的设计，数据库才能有效地、正确地、及时地完成所需的功能。
考点1 数据库设计的步骤
数据库设计一般要经过：确定创建数据库的目的、确定数据库中需要的表、确定该表中需要的字段、确定主关键字和确定表之间的关系等步骤，如图2-1所示。
图2-1数据库设计步骤
1确定创建数据库的目的
设计数据库的第一个步骤是确定数据库的目的及如何使用。用户需要明确希望从数据库得到什么信息，由此可以确定需要什么主题来保存有关事件（表）和需要什么事件来保存每一个主题（表中的字段）。
与将使用数据库的人员进行交流。集体讨论需要数据库解决的问题，并描述需要数据库生成的报表；同时收集当前用于记录数据的表格，然后参考某个设计得很好且与当前要设计的数据库相似的数据库。
2确定该数据库中看要的表
确定表可能是数据库设计过程中最难处理的步骤。因为从数据库要获得的结果、要打印的报表、要使用的格式和要解决的问题中不一定能够提供用于生成表的结构线索。
不必使用Access来设计表。实际上，先在纸上草拟并润色设计可能是较好的方法。在设计表时，应该按以下设计原则对信息进行分类。
（1）表不应包含备份信息，表间不应有重复信息。因此，关系数据库中的表与常规文件应用程序中的表（例如，电子表格）有所不同。
（2）如果每条信息只保存在一个表中，只需在一处进行更新，这样效率更高，同时也消除了包含不同信息的重复项的可能性。例如，要在一个表中只保存一次每一个客户的地址和电话号码。
（3）每个表应该只包含关于一个主题的信息。
（4）如果每个表只包含关于一个主题的事件，则可以独立于其他主题维护每个主题的信息。例如，将客户的地址与客户订单存在不同表中，这样就可以删除某个订单但仍然保留客户的信息。
3确定表中需要的字段
每个表中都包含关于同一主题的信息，并且表中的每个字段包含关于该主题的各个事件。例如，客户表可以包含公司的名称、地址、城市、省和电话号码的字段。在草拟每个表的字段时，请注意下列提示：
（l）每个字段直接与表的主题相关。
（2）不包含推导或计算的数据（表达式的计算结果）。
（3）包含所需的所有信息。
（4）以最小的逻辑部分保存信息（例如，名字和姓氏而不是姓名）。
4确定主关键字
Access为了连接保存在不同表中的信息，例如将某个客户与该客户的所有订单相连接，数据库中的每个表必须包含表中唯一确定每个记录的字段或字段集。这种字段或字段集称作主键（主关键字）。
5确定表之间的关系
因为已经将信息分配到各个表中，并且已定义了主键字段，所以需要通过某种方式告知Access如何以有意义的方法将相关信息重新结合到一起。如果进行上述操作，必须定义Access数据库中的表之间的关系。
6优化设计
在设计完需要的表、字段和关系后，就应该检查该设计并找出任何可能存在的不足。因为在现在改变数据库的设计要比更改已经填满数据的表容易得多。
用Access创建表，指定表之间的关系，并且在每个表中输入充足的示例数据，以验证设计。可创建查询，以是否得到所需结果来验证数据库中的关系。创建窗体和报表的草稿，检查显示数据是否是所期望的。最后查找不需要的重复数据，并将其删除。如发现问题，修改该设计。
7输入数据并创建其他数据库对象
如果认为表的结构已达到了设计规则，就应该继续进行并且在表中添加所有已有的数据，然后就可以创建所需的任何查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。
考点2 创建数据库
创建数据库有两种方法，第一种是先建立一个空的数据库，然后向其中添加表、查询、窗体和报表等对象；第二种是使用“数据库向导”，利用系统提供的模板进行一次操作来选择数据库类型，并创建所需要的表、窗体和报表。
第一种方法比较灵活，但是用户必须分别定义数据库的每一个对象；第二种方法仅一次操作就可以创建所需要的表、窗体和报表，这是创建数据库最简单的方法。
1创建空数据库
（1）在第一次启动Access时，将自动显示对话框，上面有新建数据库或打开已有数据库的选项。如果此对话框显示，请单击“空Access数据库”选项，然后单击“确定”按钮。
如果已经打开了数据库或当Access打开时显示的对话框已经关闭，请单击工具栏上的“新建数据库”按钮
，然后双击“常用”选项卡上的空数据库图标。
（2）指定数据库的名称及位置，并单击“创建”按钮。
创建空白数据库之后，必须执行其他的步骤来定义组成数据库的对象。
2用“数据库向导”创建数据库
（1）在第一次启动Access时，将自动显示对话框，上面有新建数据库或打开已有数据库的选项。如果此对话框显示，请单击“Access数据库向导、数据页和项目”，然后单击“确定”按钮。
如果已经打开了数据库或在Access启动时显示的对话框已经关闭，请单击工具栏上的“新建”按钮 。
（2）在“数据库”选项卡上，双击要创建的数据库类型的图标。
（3）指定数据库的名称和位置。
（4）单击“创建”按钮启动新建的数据库。
考点3 数据库的简单操作
1打开数据库
打开数据库的方法有两种：一是在启动Access时使用“Microsoft Access”对话框打开；二是通过“打开”命令打开。
通过“打开”命令打开数据库的步骤如下：
（1）单击“文件”菜单中的“打开”命令。
（2）单击位置栏中的快捷方式，或在“查找范围”下拉列表框中，单击包含所需Access数据库的驱动器或文件夹。
（3）在文件夹列表中双击相应的文件夹，直到打开包含所需数据库的文件夹。
如果找不到要打开的数据库，单击“工具”按钮，然后单击“查找” 
选项。在“查找”对话框中，键入其他搜索条件。
（4）请执行下列操作之一：
如果要在多用户环境下以共享方式打开数据库，以便对数据库进行读写操作，可单击“打开”。
若要以独占方式打开数据库，单击“打开”按钮旁的箭头，并单击“以独占方式打开”。
若要以只读访问方式打开数据库，以便可对其查看而不能对其编辑，单击“打开”按钮旁的箭头，并单击“以只读方式打开”。
如果要以只读访问方式打开数据库，并且防止其他用户打开，可单击“打开”按钮旁的箭头，并单击“以独占只读方式打开”。
2关闭数据库
当完成了数据库的操作之后，需要将它关闭。关闭数据库的方法有如下几种：
（1）单击“数据库”窗口右上角的“关闭”按钮。
（2）双击“数据库”窗口左上角的“控制”菜单图标 
。
（3）单击“数据库”窗口左上角的“控制”菜单图标 ，从弹出的菜单中选择“关闭”命令。
2．2 建立表
考点4 Access数据类型
Access常用的数据类型有：文本、备注、数字、日期／时间、货币、自动编号、是／否、OLE对象、超级链接、查阅向导等Access数据类型见表2-1。
表2-1 Access数据类型
数据类型 用法 大小
“文本” 文本或文本与数字的组合，例如地址；也可以是不需要计算的数字，例如电话号码、零件编号或邮编 最多255个字符Microsoft Access只保存输入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符。设置“字段大小”属性可控制可以输入字段的最大字符数
“备注” 长文本及数字，例如备注或说明 最多64000个字符
“数字” 可用来进行算术计算的数字数据，涉及货币的计算除外（使用货币类型）。设置“字段大小”属性定义一个特定的数字类型 1、2、4或8个字节。16个字 节仅用于“同步复制ID”（GUID）
“日期/时间” 日期和时间 8个字节
“货币” 货币值。使用货币数据类型可以避免计算时四舍五入。精确到小数点左下方15位数及右方4位数 8个字节
“自动编号” 在添加记录时自动插入的唯一顺序（每次递增1）或随机编号 4个字节。16个字节仅用于“同步复制ID（GUID）
“是/否” 字段只包含两个值中的一个，例如“是/否”、“真/假”、“开/关” 1位
“OLE对象” 在其他程序中使用OLE协议创建的对象（例如M-icrosoft Word文档、Microsoft Excel电子表格、图像、声音或其他二进制数据），可以将这些对象链接或嵌入到Microsoft Access表中。必须在窗体或报表中使用绑定对象框来显示OLE对象 最大可为1GB（受磁盘空间限制）
“超级链接” 存储超级链接的字段。超级链接可以是UNC路径或URL 最多64000个字符
“查阅向导” 创建允许用户使用组合框选择来自其他表或来自值列表中的值的字段。在数据类型列表中选择此选项，将启动向导进行定义 与主键字段的长度相同，且该字段也是“查阅”字段；通常为4个字节
注意：“数字”、“日期／时间”、“货币”以及“是／否”，这些数据类型提供预先定义好的显示格式。可以从每一个数据类型可用的格式中选择所需的格式来设置“格式”属性。也可以为所有的数据类型创建自定义显示格式，但“OLE对象”数据类型除外。